La evolución tecnológica ha enfrentado constantemente a las empresas, retándolas al cambio y ahora enfrentándolas a la virtualización de sus oficinas, el Smart Work o el teletrabajo, pero… ¿Cómo gestionar proyectos cuando tu oficina es el mundo?

Primero debes saber que en iPalmera desde un comienzo nos hemos movido en el sector de la tecnología, por esto hemos explorado diferentes modelos de trabajo, desde lo tradicional hasta el trabajo remoto, también siendo testigos de la transformación digital vimos que debíamos buscar un método más efectivo de manejar nuestro recurso humano e ir más allá, así fue cómo unimos la experiencia con la nueva realidad tecnológica mundial.
Y nos hicimos una pregunta:

¿Será acaso que el desorden, el inmediatismo o la falta de profesionalismo hacen obligatorio tener a un grupo de personas sentadas “trabajando” a la vista de los mandos de las empresas para satisfacer su miedo o necesidad de control?

Cuando pudimos responderla definimos que para lograr gestionar proyectos con nuestro equipo distribuido fuera de una oficina, debíamos trabajar en:

  1. Planeación: el proceso más importante pues desde aquí se organiza el equipo, recursos y tiempos para lograr el producto deseado. Es gracias a la planeación que se pone a prueba la capacidad de gestión de parte de nuestros Project Managers, por ello tenemos un equipo de alto desempeño.
  2. Procesos organizados: la responsabilidad y la capacidad son fundamentales para cumplir con los tiempos propuestos, tanto el equipo de producción como los encargados de manejo de cuentas saben que hacer, trabajan sincronizados en la etapa de desarrollo o ejecución, para así tener el control de cada paso del proyecto. Aquí también debemos tener en cuenta los medios, dotar a la empresa y a nuestros colaboradores con plataformas digitales de trabajo en la red para apoyarnos en todo lo que conlleva desarrollar proyectos de tecnología.
  3. Equipo capacitado: cada proyecto necesita de un equipo que pueda responder a las exigencias del mismo, es por ello que disponemos de profesionales capacitados en cada área, el modelo de trabajo a distancia también permite al equipo ser autodidacta y tener una capacitación constante.
  4. Compromiso: para iPalmera es fundamental motivar, incentivar y conservar al equipo motivado, por ello el clima laboral se cuida, mantenemos el ánimo de amistad, hemos logrado conformar una plantilla que además de cumplir con sus labores o las metas de cada proyecto, aportan cada día su esfuerzo trabajando como una familia y confiando en el compromiso recíproco de la marca.
  5. Productividad: la administración adecuada de nuestros recursos ha logrado incrementar las horas efectivas de trabajo y optimizar los costos derivados de la función laboral, el coco de toda empresa es el gasto, pero cuando se invierte en talento y se combina con un modelo de trabajo en el cual ya no hay un jefe presionando o una oficina generando tedio, la productividad se convierte en una aliada, reflejándose en la rentabilidad.
  6. Flexibilidad: tener procesos no quiere decir olvidarse de las diferencias, por ello es importante la adaptabilidad para culminar con éxito cada proyecto.

Cuando vimos que para lograr estos 6 puntos, la asistencia a la oficina no era necesaria, nos propusimos retarnos y romper las fronteras saliendo a que nuestra oficina sea el mundo. La estrategia de trabajo sin oficinas nos ha ayudado a mantenernos durante más de 10 años, los proyectos son gestionados de tal manera que nuestros clientes tienen siempre una respuesta y la solución ante cualquier complicación.

Trabajando desde cualquier lugar aprendimos a desligar los ritmos improductivos de la oficina, el inmediatismo, los trámites innecesarios, las constantes interrupciones y la reunionitis, son solo una pequeña muestra de los muchos fantasmas que se pasean entre pasillos, pero observando más a fondo los antiguos modelos presenciales encontramos que las empresas son lugares invadidos por cantidades enormes de espectros dedicados a la pérdida de tiempo, no solo hablando del tiempo del café o la salida a almorzar, hay un verdadero desperdicio de tiempo creativo, personas atadas a un escritorio, rodeadas de otras personas que no van más allá de sus labores y no hacen gran aporte a los procesos individuales “Y en realidad los tiempos más productivos son el momento del café y la hora del almuerzo”.

Muchos empleados prefieren estar en la oficina para evitar nuevos retos, pues en un sistema a distancia se mide la responsabilidad, la asistencia, la llegada a tiempo y el estar en la oficina más de 8 horas frente a un computador dejan de ser factores de pago. En un modelo de teletrabajo cada miembro del equipo se mide por el cumplimiento de metas, por logro de resultados, “son más valiosas las metas que la asistencia”; por ello iPalmera no se interesa por el lugar, cualquier lugar del mundo está bien, el tiempo de cada uno de los colaboradores es su mayor activo y ellos lo comprenden así, por ello las metas se logran y los plazos se cumplen.

Como en todo proceso se pueden presentar traumatismos en algún momento, nadie está exento de las eventualidades, al contrario del modelo tradicional donde una eventualidad puede ocasionar problemas más complejos que la primera, en el modelo a distancia lo importante no es el problema, lo importante es el desarrollo de soluciones y la gestión efectiva para terminar con el momento de contingencia, al descentralizarnos logramos movernos con mayor agilidad.

Durante tanto tiempo implementando un sistema a distancia hemos adquirido gran experiencia y por ello funcionamos sin barreras de ningún tipo ¿Recuerdas la pregunta que hicimos al comienzo? cuéntame qué piensas, escribe tus dudas o tu experiencia haciendo del mundo tu oficina.

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